¿Recuerdas cuando la CEO de Yahoo, Marissa Meyer, requirió que los 12,000 empleados de la empresa trabajaran desde sus oficinas? Bueno, a pesar de todo lo que se habla de tendencias hacia el trabajo remoto, eso fue un giro en la otra dirección. Algunas compañías llevaron esta necesidad de unión laboral y de equipos, a un paso más allá haciendo sus oficinas abiertas, ubicando a las personas en el espacio de las demás, diseñaron accesos restringidos para mantener la privacidad de las reuniones cuando fuesen necesarias, así como cubículos y áreas de tranquilidad y descanso como hemos visto en empresas como Google, Facebook y otras.

Vista interna del edificio de Jotabequ

En Costa Rica el caso de Jotabequ para inicios de los años 2000, pues recuerdo bien para cuando trabajé para la agencia, lo que fue una gran noticia para la empresa y el personal, acerca de la mudanza de las famosas y antiguas “casas de Jotabequ” a lo que fue el moderno y rediseñado edificio, el cual tenía muchas de las áreas que una agencia de publicidad necesita para fomentar la creatividad y la comunicación.

Unos 20 años después aparecer el COVID-19 con una ola de recomendaciones que han tomado las autoridades gubernamentales y la empresa privada, lo cual lleva a muchas de las empresas e instituciones a preparar a sus equipos para trabajar desde casa. Entonces, ¿cómo preparas a tu equipo? Después de trabajar tantos años remotamente con clientes y equipos de trabajo, aquí hay algunas cosas que he aprendido con el tiempo.

Prioridades y enfoque

Sea implacable al alinearse con su estrategia. Conozca sus metas de 6 meses, objetivos de 3 meses y acciones de una semana para el equipo en general y cada miembro del equipo. Desarrolle cuadros de mando o una abreviatura para registrarse, priorizar y reenfocar según sea necesario. Fomentar acuerdos impecables con entregables claros y plazos. Fomentar una profunda responsabilidad, renegociando los acuerdos a medida que cambian las prioridades.

Herramientas

Desarrolle pautas sobre cómo se comparte la información. ¿Cuál es el equivalente a pasar por la oficina de alguien? Podría ser Skype, Slack, WhatsApp u otra herramienta de mensajes instantáneos. Esos chats son efímeros. No cuente con que alguien lea todo el hilo. Entonces, ¿dónde pones la lectura requerida? Podría ser un correo electrónico, equipos de Microsoft o un espacio de trabajo de equipo en línea. Vuelva a visitar donde se almacenan los documentos. Cree un sistema o asigne un individuo, por un período de tiempo, para garantizar que los documentos archivados sean fácilmente accesibles para todo el equipo. Estos son los artefactos a los que su equipo hará referencia cuando tengan preguntas. Use herramientas para una mejor colaboración, incluidos videos, pizarras, notas adhesivas y calcomanías para votar. Sea creativo sobre su tiempo de reunión colaborativa.

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es clave. Bloquea el tiempo de trabajo. Programe reuniones para 25, 45 o 55 minutos. Cuando está programado de manera consecutiva, tener cinco minutos para un descanso rápido puede ser un salvavidas. Proporcione agendas para todas las reuniones y discierna sobre quién realmente necesita estar allí.

Conexión

Como introvertido, entiendo la alegría del silencio ininterrumpido solo en mi oficina. Del mismo modo, sé que mirar una pared puede hacer que los extrovertidos se sientan aislados y menos productivos. Independientemente de su orientación, todos necesitamos conectarnos. Se requiere un esfuerzo para construir a tiempo para los registros casuales. Comience las reuniones de equipo compartiendo lo que sucede en la vida de los miembros de su equipo y cómo se sienten. Usa el video. Será incómodo para algunas personas. Sigue usándolo. Vernos mutuamente fomenta una conexión más profunda, brinda la oportunidad de leer el lenguaje corporal y desalienta la multitarea.

Anime a los miembros de su equipo a comprender sus necesidades para mantener su energía y concentrarse en lo que debe hacerse. Como líder, es posible que deba asignar más tiempo uno a uno con los miembros de su equipo para ayudarlos a encontrar el horario diario adecuado para respaldar su enfoque. Pídales que proporcionen compromisos para la próxima semana, y centren la conversación en lo que los apoyó o los inhibió de hacer las cosas la semana anterior. Algunos equipos se benefician de un levantamiento diario de 15 minutos para discutir lo que lograron ese día, las intenciones para el día siguiente y los posibles obstáculos por delante.

Confiar

Una de las preguntas que he escuchado sobre trabajar de forma remota es: “¿cómo saber si los miembros de su equipo realmente están trabajando?” Lo sabrás. Las personas también pueden esconderse a simple vista en una oficina. Se trata de salidas, conexión y rendimiento general.

No persigas a tu equipo. Déles espacio para encontrar sus propios ritmos entre sus visitas programadas regularmente. No se preocupe si no están en el chat instantáneo cuando envía un mensaje. Esté disponible cuando se comuniquen o encuentre un tiempo lo más pronto posible para hablar.

Trabajar desde casa tiene una curva de aprendizaje. Algunas personas lo tomarán rápidamente. Otros pueden luchar y necesitan expresar eso. Déles tiempo para desahogarse y orientarlos hacia la acción. El aspecto positivo de trabajar de forma remota es que puede proporcionar un impulso de enfoque que su equipo necesita para tener un alto rendimiento.